13.01.2021 Blogi

Onnistuneen sisäisen auditoinnin resepti

Sisäinen auditointi on standardien nimeämä tapa toteuttaa sisäisen toiminnan itsearviointia, jossa etsitään onnistumisen tekijöitä monistusta varten ja nimetä kehittämiskohteita tulevalle toimintakaudelle. Sisäisten auditointien tarkoituksena on kartoittaa, kuinka hyvin standardien vaatimuksiin pystytään vastaamaan organisaation eri toiminnoissa ja tasoilla. Toteutustavan ja soveltamisalan päättää organisaatio itse.

Hedelmällisin sisäinen auditointi näyttäytyy auditoitavalle prosessille ja sen tekijöille avoimena ja kaiken sallivana keskustelutilaisuutena, jossa keskustelu soljuu solmukohtien yli. Välillä keskitytään tarkastelemaan havaittuja poikkeamia ja täydennetään tavoitteita, mutta muutoin tärkeää on vapaamuotoinen keskustelu, jota ohjataan standardeihin asetetuilla vaatimuksilla. Hyvää sisäistä auditointia ohjaa kokenut toteuttaja, mutta onnistuneen auditoinnin sisällön luo prosessin sisällä ja rajalla työtä tekevät henkilöt. Parhaimmat onnistumiset löytyvät usein kipukohtien välisissä rajapinnoissa, kun löydetään yhteinen tarve parantaa toimintaa.

Jatkuva parantaminen on termi, joka näyttäytyy vahvasti myös sisäisten auditointien toteutuksessa. Omasta mielestäni mahdollisesti jopa tärkein yksittäinen osoitus jatkuvan parantamisen menetelmistä organisaatiossa on sisäisten auditointien kokonaisvaltainen toteuttaminen. Standardien vaatimukset perustuvat ns. Demingin ympyrään, jossa suunnitellaan, toteutetaan, seurataan ja parannetaan toimintaa. Käytännössä siis toteutetaan erilaisia arviointeja, joissa verrataan suunnitelmia toteutukseen, tarkistetaan poikkeamien ja mittarien lukuja ja asetetaan uusia tavoitteita. Opitaan omista ja kaverin virheistä, ja malliopitaan onnistumisista.

Mistä siis onnistunut sisäinen auditointi muodostuu? Puolet toteutuksesta on hyvää toteutuksen suunnittelua, ja toinen puoli on onnistuneita toimenpide-ehdotuksia arvioitavan toiminnan kehittämiseksi. Sekoitetaan joukkoon sopiva määrä prosessin ja osaprosessin toteuttajia, ja annetaan heille hallittu vapaus johtaa keskustelua. Päälle ripotellaan innostumisen siemeniä ja kehittämisehdotusten annetaan muhia riittävän kauan, kunnes toiminto on valmis uudelleen arvioitavaksi. Yhdessä tekemisestä on onnistunut sisäinen auditointi tehty!

Joskus organisaatiot tarvitsevat ulkopuolista tukea arviointikäytäntöjensä suunnitteluun ja käynnistämiseen, tai ulkopuolisia silmiä havainnoimaan hyviä käytänteitä ja kehittämiskohteita. Tässä yhteydessä sisäisen auditoinnin toteuttaminen Protectin toteuttamana voi olla pieni panostus suurempaan tulevaisuuteen.

 

Lue lisää laadun ja johtamisen asiantuntijapalveluista

Tutustu koulutuksiimme – sisäinen auditointi

Laakkonen hyödyntää PRO24 -järejstelmää myös konsernin laatutyössä

Riskienhallinta on tärkeä osa johtamisjärjestelmän kokonaisvaltaista kehittämistä

 

Lue muita blogikirjoituksia

Ota yhteyttä

Reetta Olkinuora
Turvallisuus- ja laatuasiantuntija
reetta.olkinuora@protect.fi