Johtamisjärjestelmä tuo vapautta ja varmuutta vastuun ottamiseen

Protect sai vuoden 2020 alussa arvostetun tunnustuksen pitkäjänteisestä työstä oman toimintansa kehittämisestä, kun yritykselle myönnettiin ISO 9001 ja ISO 45001 -sertifikaatit.

Johtamisjärjestelmän rakentamisen yhteydessä tehdyn työn vuoksi laatu ja turvallisuus nähdään nyt entistä kirkkaammin käytännön toimina niin esimiestyössä kuin asiantuntijoiden arkipäivässä: Vastuut on jaettu selkeästi ja itseohjautuvuudelle on annettu paremmat puitteet luomalla uusia rakenteita ja prosesseja. Protectin johdon tavoitteena on sitoutua kaikkiin toimintamalleihin ja todeta myös itse käytännössä, millaisia positiivisia vaikutuksia sitoutumisella on tehokkuuteen ja kehittymiseen.

—Olemme rakentaneet johtamisen käytäntöjä systemaattisesti jo pidemmän aikaa. Olemme testanneet erilaisia käytänteitä ja nyt voimme todeta, että oma johtamisjärjestelmämme voi olla esimerkkinä myös muille. Emme halunneet sertifikaattia vain paperin takia, vaan toimimme myös sen mukaisesti, Protectin liiketoimintajohtaja Miia Laakso sanoo.

Vastuun jakaminen ja rajojen luominen luo turvallisuuden tunnetta

Protectilla vastuiden roolittamisen lisäksi on tehty eri tyyppisiin tilanteisiin sovellettavia prosesseja. Ohjeissa on eritelty selkeästi myös asiat, joihin pitää hakea lupa ja vastaavasti myös ne asiat, jotka voi toteuttaa omatoimisesti.

Kasvavissa yrityksissä vastuun jakaminen tulee ajankohtaiseksi siinä vaiheessa, kun yhden ihmisen aika ei enää riitä hoitamaan kaikkia asioita. Kun vastuuta uskalletaan antaa ja ottaa, toiminta muuttuu joustavammaksi. Päätöksenteko ei jää jumiin yhden ihmisen taakse ja työn tehokkuus paranee. Se, että yrityksen johto toimii samojen ohjeiden mukaisesti, tuo selkeyttä toimintaan ja luo turvallisen toimintaympäristön.

—Luottamuksen ilmapiiri kasvaa, kun kaikki voivat luottaa siihen, että asiat hoidetaan niin kuin on alun perin sovittu. Selkeiden toimintamallien kautta turha kysely ja epävarmuus jää pois ja aikaa vapautuu tuottavaan työhön, Laakso toteaa.

Selkeiden raamien avulla parempaa asiakaspalvelua

Laatujärjestelmiä pidetään joskus kankeina ja rajoittavina. Protect haluaa kumota tämän väitteen omalla käytännön kokemuksellaan. Tavoitteena on tilanne, jossa ihmiset toimivat laatu- ja turvallisuusohjeiden mukaisesti mutta voivat toteuttaa ohjeita itselleen sopivimmalla tavalla.

Protectilla onkin luotu selkeät raamit tukemaan itseohjautuvaa ja luovaa työskentelytapaa. Henkilökunnan käyttöön tuotettu toiminnan käsikirja kertoo ymmärrettävästi yrityksen brändin ja toimintatavat. Tämän avulla halutaan saavuttaa sekä parempia asiakaskokemuksia että löytää alalle oikeanlaisia tekijöitä.

—Arkeen jalkautettu yrityksen arvomaailma ja toimintatavat määrittelevät asiakastyytyväisyyden asteen. Siksi johtamisjärjestelmä ulottuu vahvasti myös rekrytointiin ja perehdytykseen. Toiminnan käsikirjan avulla voimme peilata uusien työntekijöiden valmiutta toimia meidän arvojemme mukaisesti ja näin löytää sellaisia tekijöitä, jotka viihtyvät meillä.

Jatkuva parantaminen vaatii valmiutta muuttumiseen

Protectin toimitusjohtaja Pertti Salo on sitoutunut noudattamaan sovittuja johtamisjärjestelmän malleja. Hän on tyytyväinen sertifiointityön tulokseen ja sitä edeltäneeseen kehitystyöhön.

— Selkeästi kuvatut prosessit ja vastuut helpottavat kaikkien tekemistä ja vähentävät työn kuormittavuutta etenkin johtotehtävissä olevien henkilöiden osalta. Kun roolit ja vastuut ovat selkeät, voi luottaa siihen, että työt hoituvat poikkeustilanteissakin, Salo sanoo.

Salo muistuttaa myös, että johtamisjärjestelmä ja kehitystyö ei ole ikinä valmis, vaan sitä pitää arvioida säännöllisesti.

— Tämä on jatkuvaa prosessia. Jos on syytä muuttaa toimintatapoja, pitää olla valmius muuttua.