Asiakastarina

Nykyaikaisella tiedonhallinnalla tehoa Lapland Hotelsin turvallisuusjohtamiseen

 

Lapland Hotels Oy luottaa turvallisuusdokumenttien hallinnassaan PRO24-järjestelmään. Dokumenttien päivittäminen ja jakaminen eri yksiköiden välillä sekä myös organisaation ulkopuolelle tuo kiitosta. Protectin asiakaspalvelu saa erikoismaininnan.

 

Lapland Hotels Oy on osa isompaa matkailualan konsernia, jonka painopiste on Lapissa. Yrityksellä on Lapissa toistakymmentä hotellia, viisi hiihtokeskusta ja kymmeniä ravintoloita. Lisäksi yritykseen kuuluu 5 kaupunkihotellia Helsingistä Rovaniemelle.

Lapland Hotels Sky Ounasvaara sijaitsee Rovaniemellä, noin kymmenen kilometrin päässä Napapiiriltä. Hotellinjohtaja Mira Söderlund on ylpeä kertoessaan tiluksistaan:

– Kapasiteettimme koostuu 71 huoneesta, joista suurin osa on varustettu omalla saunalla. Ravintolamme Sky Kitchen & View on viime vuonna valittu Suomen 50 parhaan ravintolan joukkoon.

Fyysisestä kansiosta digitaaliseen

Lapland Hotelsilla on käytössä Protectin PRO24-järjestelmä turvallisuusjohtamiseen. Ketjun levittäytyessä ympäri Suomea asiakirjojen säilytys ja hallinta kävi hankalaksi.

Aiemmin turvallisuusdokumentit tulostettiin ja säilöttiin fyysiseen kansioon, joka oli varsin hankala ylläpidettävä, ja asiakirjojen jakaminen eri yksiköiden välillä oli haasteellista. Myös yhteistyökumppaneiden vaatimukset ovat kasvaneet vuosien saatossa, jolloin materiaalien jakaminen organisaation ulkopuolelle tuli tarpeelliseksi.

Lapland Hotels Sky Ounasvaara vastaanotto

Dokumentointi luo turvaa

Turvallisuuskansion virkaa toimittaa nykyään PRO24. Nyt kaikki asiakirjat ovat yhdessä paikassa. Vuosien varrella on saatu käyttöön muitakin ominaisuuksia, jotka ovat helpottaneet dokumenttien hallintaa. Turvallisuusdokumentit ovat myös paremmin koko henkilökunnan saatavissa, ja vastuu tietojen ajantasaisuudesta yhä useamman henkilön harteilla.

– Turvallisuusjohtaminen on aika tuore käsite. Jos minulta olisi tultu 15 vuotta sitten kysymään, miten toteutat turvallisuusjohtamista, en olisi ymmärtänyt, mitä kysymyksellä tarkoitetaan,  Söderlund pohdiskelee ja jatkaa:

– Tietoisuuden lisääntyminen, mitä kaikkea voi tapahtua ja mihin kaikkeen pitää varautua, on osin jopa pelottavaa. Toisaalta dokumentointi ja harjoittelu luo turvaa ja auttaa varautumaan pahan päivän varalle.

PRO24:ään siirtyminen on helpottanut dokumenttien ylläpitoa ja jakamista esimerkiksi kemikaaliluetteloissa, jotka ovat jokaiselle yksikölle samat, koska samat aineet ovat käytössä kaikissa yksiköissä. Jos luetteloon tulee päivityksiä, uudet tiedot ovat heti jokaisen yksikön nähtävillä missä päin Suomea tahansa. Järjestelmästä saadaan helposti näkyville se, mitä turvaohjeistuksia on työntekijöille ja mitä asiakkaille.

“Välitön ja innostava asiakaspalvelu”

Protectilla on nimetyt yhteyshenkilöt Lapland Hotelsille. Tämä on Söderlundin mielestä ollut todella hedelmällinen toimintatapa, koska nämä henkilöt pyrkivät paneutumaan asiakasyrityksen toimintaan ja oppivat ymmärtämään, mitä juuri he järjestelmältä haluavat ja tarvitsevat.

– Ehkä se sellainen välitön ja innostava asiakaspalvelu on minun silmissäni heidän vahvuutensa, Söderlund pohdiskelee.

Kyseiset yhteyshenkilöt hoitavat myös järjestelmän käyttöön liittyvät koulutukset koko organisaatiolle. Söderlundin mukaan kouluttajat osaavat tehdä järjestelmän käytöstä innostavaa ja tämä on auttanut järjestelmän käyttöönotossa ruohonjuuritasollakin. Söderlund on tyytyväinen järjestelmän toimittajaan.

– Ei ole kyllä pahaa sanottavaa. Jälki on ollut hyvää ja toiminta on ollut nopeaa. Voin suositella!

 

Lue lisää SHEQ-asiantuntijapalveluista

Tutustu PRO24-järjestelmään

Palaa asiakastarinoihin