Hotell Lappland
- modern informationshantering för effektiv säkerhetshantering

Lapland Hotels Oy förlitar sig på PRO24-systemet för att hantera sina säkerhetsdokument. Uppdatering och delning av dokument mellan olika enheter och även utanför organisationen får beröm. Protect's kundservice får ett särskilt omnämnande.

 Lapland Hotels Oy är en del av en större turistkoncern med fokus på Lappland. Företaget har mer än tio hotell, fem skidorter och dussintals restauranger i Lappland. Företaget äger också 5 stadshotell från Helsingfors till Rovaniemi.

Lapland Hotels Sky Ounasvaara ligger i Rovaniemi, cirka tio kilometer från polcirkeln. Hotellchefen Mira Söderlund är stolt över att berätta om sin gård:

- Vår kapacitet består av 71 rum, varav de flesta har egen bastu. Vår restaurang Sky Kitchen & View utsågs förra året till en av de 50 bästa restaurangerna i Finland.

Lapland Hotels använder Protect PRO24-systemet för säkerhetshantering. När kedjan spred sig över Finland blev det svårt att lagra och hantera dokument.

Tidigare skrevs säkerhetsdokument ut och lagrades i en fysisk mapp, vilket var mycket svårt att underhålla, och det var en utmaning att dela dokument mellan olika avdelningar. Kraven från samarbetspartners har också ökat under årens lopp, vilket gör det nödvändigt att dela material utanför organisationen.

Säkerhetsfilen tillhandahålls nu av PRO24. Nu finns alla dokument på ett och samma ställe. Under åren har andra funktioner införts för att göra dokumenthanteringen enklare. Säkerhetsdokumenten är också mer tillgängliga för all personal, och fler tar ansvar för att hålla informationen uppdaterad.

- Säkerhetsstyrning är ett ganska nytt begrepp. Om jag för 15 år sedan hade fått frågan om hur man implementerar säkerhetsstyrning hade jag inte förstått vad frågan innebar", säger Söderlund:

- Den ökade medvetenheten om vad som kan hända och vad man måste förbereda sig på är ibland till och med skrämmande. Å andra sidan skapar dokumentation och övning trygghet och hjälper dig att förbereda dig för en regnig dag.

Övergången till PRO24 har gjort det lättare att underhålla och dela dokument, till exempel kemikalieförteckningarna, som är desamma för varje enhet eftersom samma ämnen används i alla enheter. Om listan uppdateras finns den nya informationen omedelbart tillgänglig för alla enheter, oavsett var i Finland de befinner sig. Systemet gör det enkelt att se vilka säkerhetsinstruktioner som finns tillgängliga för medarbetarna och vilka som finns tillgängliga för kunderna.

Protect har utsedda kontaktpersoner för Lapland Hotels. Söderlund tycker att det är ett mycket givande sätt att arbeta på, eftersom dessa personer försöker sätta sig in i kundens verksamhet och förstå vad de vill ha och behöver av systemet.

- Kanske är det just den typen av omedelbar och inspirerande kundservice som i mina ögon är deras styrka", funderar Söderlund.

Dessa kontaktpersoner kommer också att utbilda hela organisationen i hur systemet ska användas. Enligt Söderlund vet utbildarna hur de ska göra systemet engagerande och det har hjälpt till med implementeringen av systemet på gräsrotsnivå. Söderlund är nöjd med systemleverantören.

- Det finns inget dåligt att säga. Meritlistan har varit bra och åtgärden har varit snabb. Jag kan rekommendera!

Läs mer om HSEQ-experttjänster

Ta reda på mer om PRO24