Säkerhet och effektivitet - dags att förändra den finska företagskulturen

Varje år inträffar mer än 100 000 olyckor i finska företag, vilket leder till enorma kostnader i form av sjukfrånvaro. Många olyckor skulle kunna förhindras om bara information om tidigare tillbud och säkerhetsincidenter nådde de ansvariga på företaget i god tid. I många företag finns det dock allvarliga brister i den interna kommunikationen.

Protect , en finsk säkerhetsspecialist, vill vara med och förändra företagskulturen till att bli säkrare och mer effektiv. Kvalitets-, säkerhets- och miljöavvikelser kan inte enbart vara högsta chefens eller ledningens ansvar, utan måste involvera hela företagets personal i att upptäcka, rapportera och åtgärda dem.

-För att företag ska kunna utvecklas och växa måste de lära sig av de misstag som de har gjort. Många finska företag vet att de har problem i exempelvis sin produktionsprocess eller med att hantera kundfeedback, men de har inte tid eller resurser att åtgärda situationen", säger Miia Laakso, HSEQ Business Manager på Protect.

Företagen är i en ännu bättre position om de inte ens behöver gå igenom felen, utan kan förutse dem genom att bedöma de risker som identifierats.

För att stödja förändringen i företagskulturen har Protect skapat en mångsidig PRO24-rapporteringsapplikation för att involvera all personal i företaget i upptäckten och korrigeringen av kvalitets-, säkerhets- och miljöavvikelser.

Vardagen i näringslivet är överraskande. En kvällsarbetare på en fabrik kan råka ut för en incident som han eller hon inte berättar om för någon eftersom inget allvarligt har hänt ännu. Ett slumpmässigt, oförklarligt fel på en produktionslinje kan uppstå och plötsligt bli värre, vilket orsakar ett kostsamt driftstopp under hela dagen. En kund som hämtar ut varor från fabriken kan öppna sig för helt fel person om sitt missnöje med den föregående leveransen, och kundfeedbacken går inte längre än så.

Applikationen PRO24 är ett mångsidigt verktyg som skapats utifrån dessa behov och som kan användas för en mängd olika ändamål. Det kan till exempel användas för att göra och hantera säkerhetsrelaterade meddelanden, avvikelser och initiativ, men det kan också användas för att hantera operativa avvikelser och kundfeedback, bland annat.

Du behöver inte ens ha ett konto för att skicka in ett feedbackformulär, vilket gör det möjligt att involvera anställda utanför företaget - mycket bättre än till exempel vanliga feedbackformulär på webbplatser.

-Kunden kan lämna feedback direkt i appen eller en extern entreprenör som arbetar i området kan rapportera en säkerhetsincident som de själva har lagt märke till.

Företag kan enkelt skapa sina egna deklarationsformulär eller använda färdiga mallar för att tillgodose sina behov. Varje typ av anmälan kan också ha sitt eget arbetsflöde och sina egna behandlingssteg.

-Företagets egen anmälningsblankett kan till exempel användas för att informera underhållschefen på huvudkontoret om underhållsarbete som utförs i en annan del av Finland. Applikationen kan också användas för att på ett enkelt sätt informera företagets VD om antalet produkter som tillverkats under dagen, även om företaget inte har något egentligt produktionsstyrnings- eller produktionsövervakningssystem, förklarar Laakso.

Appen fungerar i realtid på mobil och dator, så det är enkelt att göra en anmälan och den når rätt person direkt. Du kan också bifoga en bild eller ett videoklipp för att illustrera problemet.

Att ha alla företagsmeddelanden i en enda applikation gör det lättare att rulla ut utvecklingen.

-När man lär sig att göra säkerhetsmeddelanden lär man sig också att ta initiativ, till exempel. Det är också lättare att bearbeta data när all information finns i ett och samma system. Du kan skapa listor och vyer för olika målgrupper. Till exempel kan ledningsgruppen enkelt sammanställa och skicka föregående års klagomålsrapport.

Med hjälp av notifieringsapplikationen kan företag samla in värdefull data som kan användas i utvecklingsarbetet. Till exempel kan notifieringar hjälpa till att upptäcka att ett produktionsflöde avbryts tre gånger om dagen på grund av samma återkommande problem. En investering kommer att rätta till situationen och de data som samlas in av appen gör det enkelt att beräkna återbetalningstiden för köpet.

-Detta kommer att leda till en situation där ett företag inte längre utvecklas på basis av en "magkänsla", utan på basis av verklig information, säger Laakso.

Protect lanserade sin app i slutet av mars. Redan nu har bolaget fått positiv feedback från användarna, framför allt för appens användarvänlighet och mångsidighet.

-Vår roll är att hjälpa ledningen att ta tjuren vid hornen i företagets utvecklingsarbete och även att engagera hela personalen i en utvecklingskultur.